Vuoi organizzare un congresso ibrido? Pensiamo a tutto noi!
Le misure di distanziamento anti Covid hanno creato una forte domanda di congressi virtuali.
Passata la pandemia, oggi si è tornati agli eventi in presenza fisica ma nessuno vuole più rinunciare ai vantaggi della parte virtuale.
La tendenza, quindi, è di realizzare congressi ibridi, cioè con una parte di pubblico in sala e una parte molto più numerosa che assiste all’evento da remoto.
I vantaggi degli eventi ibridi vanno a beneficio di tutti gli interessati: organizzatori, relatori, partecipanti.
Risparmio sulle spese di organizzazione
Affitto delle sale congressi, servizio di accoglienza, catering, rimborsi di viaggio per i relatori.
Tutte spese che sono sensibilmente ridotte per i congressi ibridi.
Pubblico più ampio e maggiori ricavi
Il risparmio sulle spese di organizzazione permette di fissare un prezzo inferiore del ticket per gli eventi a pagamento.
Oltretutto, chi assiste da remoto risparmia tempo e denaro per il viaggio.
Infine, non c’è un limite teorico al numero dei partecipanti online.
Il pubblico dei congressi ibridi, dunque, può essere molto più ampio e generare quindi maggiori ricavi per gli organizzatori.
Riutilizzo dei contenuti
La registrazione e tutto il materiale multimediale prodotto per un congresso ibrido può essere riutilizzato a fini di marketing e per altre occasioni.
Inoltre, chi non ha potuto partecipare in diretta, può accedere ai contenuti dell’evento in un secondo momento.
Networking facile e immediato
Nei congressi ibridi, relatori e sponsor possono entrare in contatto e creare relazioni anche con il pubblico che assiste da remoto, grazie alla immediatezza e alla facilità di interazione tramite audio, video, chat, sessioni di domande/risposte, sondaggi.
Sponsorizzazioni più accessibili
I costi inferiori dei congressi ibridi e la possibilità di raggiungere un pubblico virtualmente illimitato, possono rendere accessibile la sponsorizzazione anche alle aziende e alle organizzazioni più piccole.
Come funzionano i congressi ibridi
I congressi ibridi non differiscono da quelli in presenza fisica se non per l’aggiunta della parte virtuale.
Dunque anche i congressi ibridi possono essere suddivisi in sessioni come quelli in presenza fisica:
- tavole rotonde
- presentazioni multimediali
- dibattiti
- domande del pubblico
- spazi di networking
Tutte queste sessioni possono essere trasmesse in live streaming: su una piattaforma ad hoc, su YouTube e sui social network.
Il pubblico che assiste da remoto può utilizzare indifferentemente computer, tablet e smartphone.
Come si organizzano
Anche i passaggi operativi per organizzare un congresso ibrido sono analoghi a quelli di un evento in presenza fisica.
In aggiunta, vanno considerati quelli per l’organizzazione della parte virtuale:
- scegliere la piattaforma tecnologica
- creare una pagina web per la registrazione dei partecipanti
- se l’evento è a pagamento, predisporre il servizio per l’acquisto del ticket
- promuovere il congresso sui vari canali di marketing (motori di ricerca, social network, ecc.)
- allestire un team per la regia e il supporto tecnico
I congressi ibridi sono però un territorio ancora inesplorato per molte aziende e professionisti.
E se non vengono organizzati e gestiti in modo professionale, possono diventare un boomerang.
In effetti, ad oggi solo il 10% di chi organizza congressi in presenza fisica afferma di avere sufficiente esperienza per organizzare e gestire un congresso ibrido.
Addirittura il 60% afferma di non avere alcuna esperienza.
Quindi occorre fare attenzione.
Un congresso ibrido condotto senza le necessarie capacità tecniche, senza le opportune risorse tecnologiche, senza sufficiente cura e attenzione ai dettagli, può trasformarsi in un grosso danno d’immagine.
Il nostro servizio “chiavi in mano” per i congressi ibridi
Realizziamo da anni eventi in diretta streaming per aziende e organizzazioni di qualsiasi tipo e dimensione.
Se non vuoi avventurarti nella gestione autonoma dei tuoi congressi ibridi, puoi affidarti al nostro servizio “chiavi in mano”.
Non dovrai occuparti di alcun aspetto tecnico, non dovrai acquistare piattaforme o sottoscrivere abbonamenti.
Si tratta, infatti, di un servizio pay-per-use, senza vincoli di alcun genere.
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